Nase voll von Onlinebesprechungen? Tipps gegen Zoom Fatigue
Wie wir vermeiden, dass uns Telefonkonferenzen und private digitale Treffen stressen
Morgens zuerst eine digitale Abteilungssitzung, dann ein virtueller Termin mit einer wichtigen Kundin, nachmittags ein Onlineseminar – und abends hat außerdem ein Freund zum gemeinsamen Austausch via Zoom eingeladen. Noch viel mehr als vor der Pandemie starren viele von uns jeden Tag stundenlang in Webcams. Dieser Zustand hat mittlerweile sogar einen Namen: Zoom Fatigue, also eine Ermüdung, die von der intensiven Nutzung von Videotools stammt. Doch was kann man dagegen tun?
Warum sind Besprechungen online oft ermüdender als live?
Zoom Fatigue kann verschiedene Symptome auslösen – etwa eine geringe Aufmerksamkeitsspanne, Müdigkeit, Kopf- und Rückenschmerzen, Konzentrationsschwäche, Sehstörungen, Schlafprobleme und Unruhe sowie Ungeduld. Rund 67 Prozent der Beschäftigten, die oft in Videokonferenzen sitzen, leiden laut einer Untersuchung des Instituts für Beschäftigung und Employability darunter.
Das Problem stammt nicht von dem Termin an sich, sondern von der für Menschen eher unnatürlichen Situation einer Videokonferenz. Wer im Onlinemeeting sitzt, sieht sich zum Beispiel die ganze Zeit selbst. Das verleitet dazu, die eigene Gestik, Gesichtsausdruck, Frisur und so weiter konstant zu überprüfen. Dadurch wächst der selbst erzeugte Druck in Sachen Außenwirkung. Auch das Selbstbewusstsein kann leiden.
Außerdem fühlen sich viele vor der Webcam zu einer ununterbrochenen Aufmerksamkeit verpflichtet. Während man im Konferenzraum auch mal sinnierend den Blick aus dem Fenster schweifen lässt oder gedankenverloren mit dem Stift spielt, wirken diese Gesten am Monitor schnell abwesend. Durch technische Zeitverzögerungen sowie Umstellungen wie Mikrofon an und wieder aus ist es manchmal auch schwer, einen guten Gesprächsfluss aufkommen zu lassen. Und nonverbale Kommunikation fällt meist ebenfalls weg.
Kleine Tipps gegen großen Überdruss am Bildschirm
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Alternativen suchen: Vor Ort oder telefonisch
Wo möglich und im Hinblick auf Hygieneregeln sinnvoll, sollten Besprechungen daher idealerweise zumindest teilweise wieder vor Ort stattfinden. Natürlich lassen sich nicht alle Termine live abhalten, doch vielleicht ist zum Beispiel ein gemeinsamer Tag im Büro pro Abteilung eine Alternative. Aber auch im Homeoffice kann man Abwechslung in den Besprechungsalltag bringen. Dabei hilft es schon, eine Absprache mal ganz „altmodisch“ über das Telefon abzuhalten. So ein Anruf über das Mobiltelefon lässt sich vielleicht sogar mit einem Spaziergang kombinieren.
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Blickwinkel ändern
Auch ein veränderter Blickwinkel kann schon etwas bringen, um die eigenen Augen zumindest nicht immer mit demselben eigenen Hintergrund zu konfrontieren. Wer kann, wechselt das Zimmer. Andere drehen den Tisch um 180 Grad oder halten eine Besprechung im Stehen ab. Möglich ist auch ein Termin auf dem Sofa. Dabei kommt es allerdings darauf an, mit wem man spricht und welche Rolle man innehat. Eine informelle Absprache im kleinen Team ist womöglich im Liegen okay – bei einem Geschäftstermin wirkt das eher unprofessionell. Und wer etwas vortragen und andere überzeugen möchte, sollte das auch über seine Körpersprache vermitteln.
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Alle zusammen statt Einzelfenster
Ein einfacher Trick, um ein besseres Zusammengehörigkeitsgefühl in einer Besprechung zu erzeugen ist, die Gruppe in einem „Together-Modus“ darzustellen. Dafür montieren die Video-Tools die Bilder der Teilnehmenden alle gemeinsam in einen Raum, etwa einem Hörsaal.
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Wibbeln erlaubt
Um etwas mehr Bewegungsfreiheit zu ermöglichen und sein Gesicht nicht starr und nah vor die Kamera halten zu müssen, lautet das Stichwort: Abstand halten. Das geht zum Beispiel mit externer Tastatur, einer externen Kamera oder einem Monitor mit Webcam, den man etwas weiter weg schiebt. So ist es auch kein Problem, mal auf dem Stuhl hin und her zu rutschen.
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Kamera aus
Dem Problem der permanenten Selbstkontrolle kann man leicht entgehen: Kamera aus. Dazu sollte es am Anfang des Termins vielleicht eine kurze Erklärung geben. Am besten begrüßt man sich zu Beginn einmal mit Bild. Anschließend ist dann nur doch die Person im Bild zu sehen, die gerade das Wort hat. Da wir uns an das Einschalten und Ausschalten des Mikrofons bereits gewöhnt haben, ist das auch keine so große Umstellung.
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Eine Sache zur Zeit
Selbst wenn die Kamera aus ist, lautet die Empfehlung: Konzentration statt Multitasking. Denn wer nebenbei noch E-Mails liest oder eben einen Bericht schreibt, ist nicht bei der eigentlichen Sache. Dadurch verzögert sich oft der gesamte Ablauf einer Besprechung – oder es entsteht durch Missverständnisse noch weitere Arbeit.
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Einen Zeitplan erstellen – und einhalten
Die Basis eine Onlinebesprechung sollte ein guter Zeitplan sein. Daher klärt man im Voraus, wie lange eine Sitzung realistischerweise dauern wird. Bei einer Dauer von über einer Stunde sollte man überlegen, Pausen einzubauen. Doch was, wenn man schon lange zusammensitzt, ohne ein Ergebnis in greifbarer Nähe zu haben? Dann wird am besten ein Folgetermin abgemacht, statt unter Zeitdruck zu entscheiden. Vielleicht kommen mit etwas Abstand die Lösungen von allein.
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Pausen zwischen Terminen
Ebenfalls wichtig: Termine nicht nahtlos ineinander übergehen zu lassen. Wer sich um 10.59 Uhr in einem Termin verabschiedet, um um 11 Uhr in den nächsten zu starten, fühlt sich vermutlich gehetzt und nicht besonders produktiv. Durch eine zu enge Taktung haben Teilnehmende zum einen keine Zeit für Toilette, einen frischen Kaffee oder einen Snack. Sie können andererseits auch ihrem Gehirn keine Pause gönnen, indem sie etwa aufstehen und aus dem Fenster gucken. Dieser Reset ist wichtig für die Konzentration.
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Inhalt strukturieren
Darüber hinaus sollte man die Struktur des Inhalts berücksichtigen. Denn ziellose Besprechungen brauchen meist viel länger als nötig. Dagegen hilft einerseits eine gute Vorbereitung. Idealerweise erhalten alle Teilnehmenden vorher einen Plan, was genau besprochen werden soll. Dann können sie sich entsprechend vorbereiten – oder sogar absagen, weil sie gar nicht die richtigen Ansprechpersonen für das Thema sind. Andererseits ist eine Moderation empfehlenswert, also eine Person, die Redebeiträge koordiniert, Fragen sammelt und anschließend die Inhalte zusammenfasst.
Von Alena Mumme
Ich bin Tagenbaren – meine Eltern und Großeltern sind also wie ich in Bremen geboren und aufgewachsen. Nur spannende Reisen locken mich aus meiner gemütlichen Heimatstadt.
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